Varnostne kopije Microsoft 365: zakaj Microsoft ni vaš backup

Backup Microsoft 365 je najpogosteje spregledana vrzel v sicer urejenem okolju. Microsoft jamči za razpoložljivost storitve, ne pa za obnovo podatkov, ki jih izbriše uporabnik, napadalec ali napačno nastavljena politika.

TL;DR — Ključni poudarki

• Košara in hramba (retention) nista backup — imata omejene roke.
• Priporočena hramba za poslovne podatke je 1–7 let, odvisno od panoge.
• Backup mora zajeti Exchange, SharePoint, OneDrive in Teams.
• Ključna je hitrost obnove posamezne datoteke ali nabiralnika.

Kaj krije Microsoft in kaj ne

Microsoft skrbi za infrastrukturo, replikacijo med podatkovnimi centri in razpoložljivost storitve. Ponuja tudi košaro, začasno hrambo izbrisanih elementov in politike hrambe, ki jih je mogoče nastaviti — a vse to so kratkoročni in omejeni mehanizmi.

Kar ni pokrito: nenamerni izbris po poteku roka, zlonamerni izbris s strani administratorja, šifriranje datotek prek sinhronizacije OneDrive, potreba po obnovi stanja izpred šestih mesecev in izvoz podatkov ob sporu ali reviziji.

Zakaj je ločen backup potreben

Večina izgub podatkov v oblaku ni tehnične narave.

• Zaposleni izbriše mapo, napaka se odkrije čez tri mesece.
• Izsiljevalski virus šifrira datoteke na napravi, sprememba se sinhronizira v oblak.
• Ob odhodu zaposlenega se licenca sprosti in nabiralnik izgine.
• Revizija ali pravni spor zahteva podatke izpred nekaj let.

Kako se lotiti — priporočen postopek

1. Določite, katere storitve in kateri podatki morajo biti v backupu.
2. Določite roke hrambe glede na zakonodajo in poslovne potrebe.
3. Izberite rešitev z ločeno kopijo izven tenanta in nespremenljivo hrambo.
4. Nastavite dnevni ritem in preverite pokritost novih uporabnikov.
5. Redno testirajte obnovo posamezne datoteke in celotnega nabiralnika.
6. Dokumentirajte postopek obnove in odgovorne osebe.

Kaj mora zajemati backup

Najpogostejše napake

Najpogostejša napaka je zanašanje na politiko hrambe. Hramba prepreči trajen izbris v določenem obdobju, ne omogoča pa preproste obnove stanja na določen dan.

Druga napaka je backup brez testa obnove. Šele obnova pokaže, ali so zajeti tudi metapodatki, dovoljenja in različice.

Kako pri VitalIT pomagamo

V VitalIT postavimo in nadziramo backup Microsoft 365 z rednim testom obnove. Poglejte Cloud in Microsoft 365 in kibernetsko varnost.

Sorodno: 3-2-1 backup in Microsoft 365 licence.

Pogosta vprašanja (FAQ)

Koliko stane backup Microsoft 365?

Običajno nekaj evrov na uporabnika mesečno, odvisno od hrambe in ponudnika.

Ali je backup obvezen po zakonodaji?

Neposredno ne, a je pogosto posledica zahtev po neprekinjenem poslovanju in dokazljivi hrambi dokumentacije.

Kje se hranijo kopije?

Priporočamo podatkovni center v EU, ločen od vašega tenanta.

Kako hitro je mogoča obnova?

Posamezna datoteka v minutah, celoten nabiralnik od nekaj deset minut do nekaj ur.

Ali backup zajema tudi Teams klepete?

Pri sodobnih rešitvah da; to je eden od kriterijev pri izbiri.