Microsoft 365 licence: katero paket dejansko potrebujete

Microsoft 365 licence so pogosto podedovane od prvega dne in nikoli več pregledane. Ker se pakete plačuje mesečno na uporabnika, napačna izbira v treh letih pomeni več tisoč evrov razlike. Poglejmo, kaj dejansko dobite.

TL;DR — Ključni poudarki

• Business Basic nima namiznih aplikacij Office — le spletne različice.
• Business Premium dodaja Intune, Entra ID P1 in Defender — običajno najboljše razmerje za MSP.
• Licence lahko mešate: proizvodnja Basic, pisarna Premium.
• Letna naročnina je cenejša od mesečne, a manj prilagodljiva.

Kaj vsebujejo posamezni paketi

Business Basic pokrije e-pošto, Teams, SharePoint in OneDrive s spletnimi aplikacijami — dovolj za uporabnike, ki ne urejajo zahtevnih dokumentov. Business Standard doda nameščene aplikacije Office na do pet naprav na uporabnika.

Business Premium je varnostni paket: Intune za upravljanje naprav, Entra ID P1 za pogojni dostop, Defender for Office 365 za zaščito e-pošte ter Azure Information Protection za označevanje dokumentov. Za podjetja, ki delajo hibridno, se razlika v ceni skoraj vedno povrne.

Zakaj je pregled licenc smiseln vsako leto

Število uporabnikov se spreminja, paketi pa se redko posodabljajo.

• Licence bivših zaposlenih pogosto ostanejo aktivne mesece po odhodu.
• Podvojene funkcije (ločen protispam, ločen backup) plačujete dvakrat.
• Del uporabnikov ne potrebuje namiznega Officea.
• Frontline licence (F1/F3) so bistveno cenejše za proizvodne delavce.

Kako se lotiti — priporočen postopek

1. Izvozite seznam aktivnih licenc in jih primerjajte s seznamom zaposlenih.
2. Razdelite uporabnike v profile: pisarna, vodstvo, proizvodnja, zunanji.
3. Vsakemu profilu dodelite najnižji paket, ki pokrije njegove potrebe.
4. Preverite prekrivanja z obstoječimi orodji in jih ukinite.
5. Preklopite na letno naročnino za stabilno jedro uporabnikov.
6. Postavite postopek ob odhodu zaposlenega: arhiviranje in sprostitev licence.

Primerjava paketov

Najpogostejše napake

Najpogostejša napaka je enoten paket za vse. Podjetje s 40 zaposlenimi ima pogosto 15 ljudi, ki potrebujejo le e-pošto in Teams na telefonu.

Druga napaka je nakup ločenih varnostnih orodij, ki podvajajo funkcije Business Premium — plačate dvakrat in dobite dve konzoli, ki ju nihče ne spremlja.

Kako pri VitalIT pomagamo

V VitalIT naredimo pregled licenc, predlagamo optimizacijo in prevzamemo upravljanje naročnin. Poglejte Cloud in Microsoft 365.

Sorodno: Microsoft Intune: centralno upravljanje naprav in SharePoint za timsko delo.

Pogosta vprašanja (FAQ)

Ali potrebujemo poseben backup za Microsoft 365?

Da. Microsoft skrbi za razpoložljivost storitve, ne za obnovo po izbrisu ali napadu; priporočamo ločen backup.

Koliko naprav pokrije ena licenca?

Business Standard in Premium omogočata namestitev na pet računalnikov, pet tablic in pet telefonov na uporabnika.

Ali lahko mešamo pakete v enem tenantu?

Da, in v praksi je to najbolj ekonomično.

Kaj se zgodi z e-pošto zaposlenega po odhodu?

Nabiralnik lahko pretvorimo v deljenega ali arhiviramo, licenco pa sprostimo.

Se da preiti z mesečne na letno naročnino?

Da, ob obnovi ali z zamenjavo naročnine; prehod uredimo brez prekinitve storitve.