Was kostet eine Stunde IT-Ausfall in Ihrem Unternehmen

Die Kosten eines IT-Ausfalls sind das stärkste Argument im Gespräch mit der Geschäftsführung, doch nur wenige berechnen sie tatsächlich. Die Formel ist einfach und die Daten liegen bereits in Ihrer Buchhaltung vor.

TL;DR — Wichtige Highlights

• Basisberechnung: verlorene Produktivität + entgangener Umsatz + Sanierungskosten.
• Indirekte Kosten (Reputation, Verzögerungen, Vertragsstrafen) sind oft höher als die direkten.
• Führen Sie die Berechnung pro Prozess durch, nicht für das Unternehmen als Ganzes.
• Sobald Sie die Zahl kennen, ist die Investitionsentscheidung einfach.

Wie man berechnet

Für die Produktivität nehmen Sie die Anzahl der betroffenen Mitarbeiter, deren durchschnittliche Stundenkosten und den Anteil der Arbeit, den sie während des Ausfalls nicht erledigen können. Schätzen Sie für den Umsatz, welcher Anteil an Aufträgen oder Produktion in dieser Zeit nicht ausgeführt wird und wie viel davon später nachgeholt werden kann.

Die Sanierung umfasst Überstunden, externe Hilfe, mögliche Strafen und die erneute Dateneingabe. Gerade die Nacherfassung ist bei längeren Ausfällen oft der größte Posten, da sie noch Tage nach der Wiederherstellung der Systeme andauert.

Warum die Zahl wichtig ist

Investitionen werden nach dem Risiko bewertet, das sie eliminieren.

• Der Vergleich zwischen den Kosten einer Maßnahme und dem erwarteten Schaden ist für jede Geschäftsführung verständlich.
• Ermöglicht die Priorisierung von Maßnahmen nach ihrer tatsächlichen Wirkung.
• Hilft bei der Festlegung von RTO-Werten, die nicht nur Wunschdenken sind.
• Dient als Grundlage für die Entscheidung über eine Cyber-Versicherung.

Vorgehensweise — empfohlenes Verfahren

1. Wählen Sie die drei kritischsten Prozesse aus.
2. Schätzen Sie für jeden die Anzahl der betroffenen Personen und die Stundenkosten.
3. Schätzen Sie den entgangenen Umsatz pro Stunde und den Anteil, der nicht nachgeholt werden kann.
4. Addieren Sie Sanierungskosten und etwaige Strafen.
5. Berechnen Sie die Kosten für eine Stunde, einen Tag und einen dreitägigen Ausfall.
6. Vergleichen Sie dies mit den jährlichen Kosten der Maßnahmen, die das Risiko eliminieren.

Beispielrechnung für ein Unternehmen mit 40 Mitarbeitern

Häufige Fehler

Der häufigste Fehler ist die Verwendung des Bruttogehalts anstelle der vollen Lohnkosten und die Hochrechnung auf das gesamte Unternehmen, obwohl ein Ausfall nur einen Teil der Mitarbeiter betrifft.

Ein weiterer Fehler ist der vergessene Neustart. Nach einem längeren Ausfall arbeitet das Unternehmen nicht sofort mit voller Geschwindigkeit — der Rückstand wird über mehrere Tage abgebaut.

Wie VitalIT hilft

Bei VitalIT helfen wir bei der Berechnung und anschließend bei Maßnahmen, die das Risiko tatsächlich senken. Sehen Sie sich IT-Beratung und IT-Support an.

Verwandt: Business Continuity Plan und IT-Systemüberwachung.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Welche Maßnahmen senken die Ausfallkosten am stärksten?

Überwachung mit Frühwarnsystem, redundante Internetverbindung, getestetes Backup und klare Verfahren.

Ist Redundanz immer sinnvoll?

Nur dort, wo die Ausfallkosten die Kosten einer Verdoppelung übersteigen. Daher ist die Berechnung der erste Schritt.

Wie bewertet man Reputationsverlust?

Qualitativ, über die Wahrscheinlichkeit eines Kundenverlusts; im B2B-Bereich zeigt sich dies oft bei der nächsten Ausschreibung.

Deckt eine Cyber-Versicherung den Ausfall ab?

Einige Policen decken Betriebsunterbrechungen ab, erfordern jedoch Nachweise über grundlegende Kontrollen.

Wie oft sollte die Berechnung wiederholt werden?

Einmal jährlich bei der Budgetplanung.