Microsoft 365 Backup: Warum Microsoft nicht Ihr Backup ist

Microsoft 365 Backup ist die am häufigsten übersehene Lücke in einer ansonsten geordneten IT-Umgebung. Microsoft garantiert die Verfügbarkeit des Dienstes, jedoch nicht die Wiederherstellung von Daten, die durch Benutzer, Angreifer oder falsch konfigurierte Richtlinien gelöscht wurden.

TL;DR — Wichtige Eckpunkte

• Papierkorb und Aufbewahrung (Retention) sind kein Backup — sie haben begrenzte Fristen.
• Die empfohlene Aufbewahrungsfrist für Geschäftsdaten beträgt je nach Branche 1–7 Jahre.
• Das Backup muss Exchange, SharePoint, OneDrive und Teams umfassen.
• Entscheidend ist die Geschwindigkeit der Wiederherstellung einzelner Dateien oder Postfächer.

Was Microsoft abdeckt und was nicht

Microsoft kümmert sich um die Infrastruktur, die Replikation zwischen Rechenzentren und die Dienstverfügbarkeit. Es bietet zudem den Papierkorb, die vorübergehende Aufbewahrung gelöschter Elemente und konfigurierbare Aufbewahrungsrichtlinien an — all dies sind jedoch kurzfristige und begrenzte Mechanismen.

Was nicht abgedeckt ist: versehentliches Löschen nach Ablauf der Frist, böswilliges Löschen durch einen Administrator, Dateiverschlüsselung über OneDrive-Synchronisation, die Notwendigkeit zur Wiederherstellung eines Zustands von vor sechs Monaten sowie Datenexporte bei Rechtsstreitigkeiten oder Audits.

Warum ein separates Backup notwendig ist

Die meisten Datenverluste in der Cloud sind nicht technischer Natur.

• Ein Mitarbeiter löscht einen Ordner, der Fehler wird erst drei Monate später bemerkt.
• Ein Ransomware-Virus verschlüsselt Dateien auf einem Gerät, die Änderung wird in die Cloud synchronisiert.
• Beim Ausscheiden eines Mitarbeiters wird die Lizenz freigegeben und das Postfach verschwindet.
• Audits oder Rechtsstreitigkeiten erfordern Daten aus vergangenen Jahren.

Vorgehensweise — Empfohlener Prozess

1. Festlegen, welche Dienste und Daten gesichert werden müssen.
2. Aufbewahrungsfristen gemäß Gesetzgebung und geschäftlichen Anforderungen definieren.
3. Lösung mit separater Kopie außerhalb des Tenants und unveränderbarem Speicher (Immutable Storage) wählen.
4. Täglichen Rhythmus festlegen und die Abdeckung neuer Benutzer prüfen.
5. Regelmäßiges Testen der Wiederherstellung einzelner Dateien und des gesamten Postfachs.
6. Dokumentation des Wiederherstellungsprozesses und der verantwortlichen Personen.

Was das Backup enthalten muss

Häufigste Fehler

Der häufigste Fehler ist das Vertrauen auf Aufbewahrungsrichtlinien. Eine Aufbewahrung verhindert zwar das dauerhafte Löschen in einem bestimmten Zeitraum, ermöglicht jedoch keine einfache Wiederherstellung eines Zustands zu einem bestimmten Tag.

Ein weiterer Fehler ist ein Backup ohne Wiederherstellungstest. Erst die Wiederherstellung zeigt, ob auch Metadaten, Berechtigungen und Versionen erfasst wurden.

Wie wir bei VitalIT helfen

Bei VitalIT implementieren und überwachen wir Ihr Microsoft 365 Backup inklusive regelmäßiger Wiederherstellungstests. Werfen Sie einen Blick auf Cloud und Microsoft 365 und Cybersicherheit.

Verwandte Themen: 3-2-1 Backup und Microsoft 365 Lizenzvergleich.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie viel kostet ein Microsoft 365 Backup?

In der Regel einige Euro pro Benutzer und Monat, abhängig von Speicherdauer und Anbieter.

Ist ein Backup gesetzlich vorgeschrieben?

Nicht direkt, aber es ergibt sich oft aus den Anforderungen an die Geschäftskontinuität und die nachweisbare Aufbewahrung von Dokumentationen.

Wo werden die Kopien gespeichert?

Wir empfehlen ein Rechenzentrum in der EU, getrennt von Ihrem Tenant.

Wie schnell ist eine Wiederherstellung möglich?

Einzelne Dateien in Minuten, ein gesamtes Postfach zwischen einigen zehn Minuten und wenigen Stunden.

Umfasst das Backup auch Teams-Chats?

Bei modernen Lösungen ja; dies ist eines der Auswahlkriterien.