Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern: IT-Checkliste gegen Kopfschmerzen
Konkreter Ablauf der Aktivitäten beim Eintritt oder Austritt – ohne vergessene Zugänge und Lizenzen.
Jedes Unternehmen macht das. Nur wenige dokumentieren es. Die Folge: Nach einigen Jahren weiß niemand mehr, wer noch aktive Zugänge hat, wie viele M365-Lizenzen ungenutzt sind und wessen Telefon noch im System registriert ist.
Beim Eintritt eines neuen Mitarbeiters
- Konto in Active Directory / Entra ID
- M365-Lizenz des passenden Typs
- Gruppenzugriffe basierend auf der Rolle (nicht 'wie bei Hans')
- E-Mail, Signatur, Mobilgerät
- Einrichtung der Workstation
- MFA-Registrierung
- Kurzanleitung zur Meldung von Problemen (Support-Portal)
Beim Austritt eines Mitarbeiters
- Kontosperrung zu einer genau vereinbarten Zeit
- Passwortänderung und Widerruf aktiver Sitzungen
- E-Mail-Weiterleitung an den Vorgesetzten oder ein gemeinsames Postfach
- Übertragung von OneDrive-Inhalten an den Vorgesetzten
- Abmeldung von Mobilgeräten
- Entfernung aus allen Gruppen und externen Systemen
- Freigabe der M365-Lizenz
- Eintrag im Austrittsprotokoll
Warum das wichtig ist
Ein aktives Konto eines ehemaligen Mitarbeiters ist eine der häufigsten Sicherheitslücken. Gleichzeitig können ungenutzte M365-Lizenzen jährlich unnötige Kosten in Höhe von mehreren hundert Euro pro Unternehmen verursachen.
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