Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern: IT-Checkliste gegen Kopfschmerzen

Jedes Unternehmen macht das. Nur wenige dokumentieren es. Die Folge: Nach einigen Jahren weiß niemand mehr, wer noch aktive Zugänge hat, wie viele M365-Lizenzen ungenutzt sind und wessen Telefon noch im System registriert ist.

Beim Eintritt eines neuen Mitarbeiters

• Konto in Active Directory / Entra ID
• M365-Lizenz des passenden Typs
• Gruppenzugriffe basierend auf der Rolle (nicht 'wie bei Hans')
• E-Mail, Signatur, Mobilgerät
• Einrichtung der Workstation
• MFA-Registrierung
• Kurzanleitung zur Meldung von Problemen (Support-Portal)

Beim Austritt eines Mitarbeiters

1. Kontosperrung zu einer genau vereinbarten Zeit
2. Passwortänderung und Widerruf aktiver Sitzungen
3. E-Mail-Weiterleitung an den Vorgesetzten oder ein gemeinsames Postfach
4. Übertragung von OneDrive-Inhalten an den Vorgesetzten
5. Abmeldung von Mobilgeräten
6. Entfernung aus allen Gruppen und externen Systemen
7. Freigabe der M365-Lizenz
8. Eintrag im Austrittsprotokoll

Warum das wichtig ist

Ein aktives Konto eines ehemaligen Mitarbeiters ist eine der häufigsten Sicherheitslücken. Gleichzeitig können ungenutzte M365-Lizenzen jährlich unnötige Kosten in Höhe von mehreren hundert Euro pro Unternehmen verursachen.