Mudanza de oficina: el plan de IT que evita una semana sin internet

La mudanza de oficina es, desde el punto de vista de IT, el proyecto con el plazo más implacable: el lunes todo debe funcionar. A continuación, presentamos la lista de control que utilizamos en las mudanzas de empresas.

TL;DR — Puntos clave

• La contratación de la conexión a internet en la nueva ubicación puede tardar entre 2 y 3 meses.
• El cableado y el rack de comunicaciones deben estar finalizados antes de trasladar los equipos.
• El traslado de la telefonía e impresoras suele dar más problemas que los servidores.
• Planifique una conexión temporal (móvil) como medida de seguridad.

Qué incluye la parte de IT de una mudanza

La parte tecnológica de la mudanza abarca tres áreas: conexiones (internet, telefonía), infraestructura pasiva (cableado, rack, alimentación) y equipos activos (servidores, switches, puntos de acceso, estaciones de trabajo). Cada área tiene su propio plazo y responsable.

Si la empresa tiene servidores locales, la mudanza es una oportunidad excelente para evaluar si realmente los necesita; a menudo, la migración a la nube resulta más económica que el traslado y la instalación de un nuevo rack.

Por qué suelen retrasarse las mudanzas

Los retrasos casi nunca se deben al transporte de los equipos, sino a la espera de la infraestructura.

• El operador necesita tiempo para la instalación, a veces con obras civiles incluidas.
• La nueva ubicación no dispone de la alimentación o refrigeración adecuada para el rack.
• El cableado se instala demasiado tarde o sin certificación.
• El traslado de las líneas telefónicas tiene su propio proceso y plazos.

Cómo abordarlo: procedimiento recomendado

1. Tres meses antes: contrate las conexiones a internet y verifique los plazos de ejecución.
2. Dos meses antes: planifique el cableado, el rack, la alimentación y la refrigeración.
3. Un mes antes: prepare el plan de traslado de equipos con secuencias y responsables.
4. Una semana antes: instale los equipos de red y pruebe la conexión en la nueva sede.
5. Durante la mudanza: traslade los equipos por prioridad y verifique el funcionamiento sobre la marcha.
6. Después de la mudanza: revise backups, monitorización, impresoras y actualice la documentación.

Lista de control por áreas

Errores más comunes

El error más frecuente es asumir que el internet se conectará de forma inmediata. En la nueva ubicación a menudo no hay conexión previa y la ejecución puede llevar meses.

Otro error es mudarse sin actualizar la documentación. Un nuevo esquema de red, etiquetas de cables y fotos del rack ahorran horas de trabajo ante el primer fallo.

Cómo ayudamos en VitalIT

En VitalIT nos encargamos de la parte tecnológica de la mudanza, desde el plan inicial hasta el primer día de trabajo. Consulte nuestros servicios de integración de sistemas e infraestructura IT.

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Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Con cuánto tiempo de antelación debemos iniciar el plan de IT?

Al menos tres meses antes, principalmente debido a los plazos de los operadores de red.

¿Se puede realizar la mudanza sin interrupción del servicio?

Con una conexión móvil temporal y una transición escalonada, es posible limitar la caída del servicio a unas pocas horas.

¿Qué ocurre con los números de teléfono actuales?

Por norma general es posible trasladarlos; el proceso debe iniciarse con tiempo suficiente.

¿Es la mudanza una oportunidad para pasar a la nube?

A menudo sí. En lugar de trasladar servidores antiguos, suele compensar la migración a Azure o Microsoft 365.

¿Quién se encarga del cableado?

Un instalador especializado siguiendo nuestro diseño; nosotros supervisamos la ejecución y testeamos la red entregada.